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Guía para el traslado de oficinas

Hay varias razones por las que trasladar su oficina puede ser la mejor y más constructiva opción para usted. Explore nuestra guía para saber más.

6 minutos de lectura

Decidir una deslocalización es una decisión importante, con muchos factores diferentes que pueden influir en el proceso. Las organizaciones deciden trasladarse por muchas razones diferentes. Puede ser una decisión financiera, para atraer nuevos talentos, para ofrecer a sus empleados actuales un mejor entorno de trabajo, para disponer de más espacio, para ser más sostenibles o para tener mejores instalaciones.

Sea cual sea el motivo que le lleve a trasladarse, contar con expertos que le guíen en cada paso del proceso puede hacer que el traslado sea mucho más manejable, eficiente y sencillo. Hemos elaborado una guía para ayudarle desde el principio hasta el final del proceso de traslado.

Razones para el traslado de la oficina: quedarse o irse

Gastos de traslado de la oficina

El coste suele ser una de las mayores influencias a la hora de plantearse un traslado. El alquiler y los costes asociados al traslado de la oficina representan uno de los mayores gastos generales de las empresas y tienen un impacto sustancial en su rentabilidad global. Es importante tener en cuenta los factores secundarios a la hora de calcular los costes de traslado de la oficina.

Otros factores como los desplazamientos del personal, la ubicación conjunta con otras empresas afines, las consideraciones de sostenibilidad y bienestar, las instalaciones adyacentes como gimnasios, guarderías, restaurantes y entretenimiento son consideraciones de coste importantes que pueden tener un impacto en su rentabilidad general y en su imagen como empresa.

Sus planes de crecimiento futuro también deben tenerse en cuenta aquí, especialmente a la hora de determinar la duración óptima de su contrato de arrendamiento y, en función de la fase en que se encuentre su empresa, los criterios clave serán probablemente la ubicación, las especificaciones y el presupuesto.

No olvide tampoco que, a la hora de establecer su presupuesto para la mudanza, debe incluir aspectos como el impuesto sobre actos jurídicos documentados, los costes de los abogados y los honorarios de los agentes de compra. 

Ubicación de la oficina

La ubicación de tu oficina es una extensión de tu imagen de marca. Puede que quieras ponerte en marcha en una zona de negocios concreta asociada a tu sector, como estar cerca de la Silicon Roundabout de Shoreditch si eres una empresa de tecnología financiera o de la Square Mile si te dedicas a las finanzas.

Muchas empresas deciden trasladarse más cerca de sus clientes para ser más accesibles y mejorar la comunicación. Mudarse a una nueva ubicación también puede ser una gran oportunidad para abrirse paso en nuevos mercados o clientes potenciales a los que se quiere llegar.

Hoy en día hay mucha información en Internet para buscar el precio de otras oficinas en la zona y averiguar si ese espacio aparentemente perfecto es realmente una buena oferta.

El espacio de trabajo se ha quedado pequeño

Considere la dirección que toma su empresa y piense en sus planes a largo plazo para asegurarse de que está preparado para cualquier cambio futuro en su organización. ¿Va a contratar más personal o a añadir funciones operativas a su espacio de trabajo? Comprender sus planes de crecimiento futuros le ayudará a determinar el espacio, las instalaciones y la ubicación que necesitará.

Prevea cuántas personas más tiene previsto contratar y encuentre un espacio que se adapte a ello. Podemos ayudarle a elaborar planes de espacio para el "día 1" y el "día 2", de modo que pueda aprovechar al máximo su espacio tanto para su plantilla actual como para la futura.

Búsqueda de oficinas

Es difícil saber por dónde empezar la búsqueda e igualmente desalentador saber si se están tomando las decisiones correctas. En este punto, empieza a hablar con un agente inmobiliario para que te ayude a encontrar el espacio adecuado, comparta tus especificaciones y explore los posibles edificios.

También puede ser útil colaborar con un contratista de diseño y construcción bien informado durante tu búsqueda de espacio para que te asesore sobre cualquier riesgo previsto, las oportunidades y el coste potencial del acondicionamiento. Además, podemos ayudarle a preparar "pruebas de ajuste" de los posibles espacios que esté considerando. En términos sencillos, una prueba de ajuste es un plano de planta que puede confirmar que las necesidades y los requisitos establecidos se pueden acomodar en el espacio elegido. Una vez elegido el espacio, se llevará a cabo un análisis más profundo para comprender los elementos de ingeniería, fontanería, accesibilidad y electricidad del espacio. Con los resultados de estas pruebas se iniciará el proceso de diseño completo de su futuro lugar de trabajo.

Negociación del contrato de arrendamiento de oficinas con los propietarios

También es útil contar con la ayuda de un agente comercial que le asesore profesionalmente a la hora de renegociar o establecer un nuevo contrato de alquiler con los propietarios. Un agente puede ayudarle a negociar con el arrendador para llegar al mejor acuerdo para usted y su negocio. También es útil tener en cuenta que lo mejor es ponerse en contacto con el propietario antes de que termine el contrato. Esto te ayudará a entender si tienen algún plan a largo plazo, ya que esto también puede ser un factor en tu proceso de toma de decisiones.

Los propietarios de espacios de oficina convencionales probablemente se acomodarán a sus especificaciones si eso significa que pueden asegurar un inquilino en su edificio, especialmente en el caso de un mundo postcovida. En general, recomendamos ponerse en contacto con un agente comercial al menos 18 meses antes de que expire el contrato de alquiler.

Establecimiento de un informe

Una parte fundamental del proceso es comprender realmente lo que quiere obtener de su traslado. Nombrar a un gestor de proyectos externo puede ayudarle a establecer sus instrucciones y a entender lo que necesita su organización, ayudándole a encontrar su próximo espacio y a supervisar todo el proceso.

Tiempos perfectos

Preparar la mudanza con antelación puede ayudarle a tomar la decisión correcta. Conocer los plazos y tener tiempo suficiente para tomar la decisión le permitirá no sentirse apurado y tomar decisiones equivocadas. ¿Cuándo expira su actual contrato de alquiler? ¿Se acerca a una cláusula de ruptura? ¿Considerará una negociación de su actual contrato de alquiler o se trasladará?

Si opta por someterse a una consultoría en el lugar de trabajo, la mejor idea es dejar el mayor tiempo posible para que el consultor analice el modo de funcionamiento de su organización para obtener los resultados más profundos.

También hay otras variables prácticas en las que hay que pensar, como el tiempo que puede durar el acondicionamiento, la preparación del personal para el traslado, los plazos de entrega de materiales y mobiliario, los descubrimientos inesperados o los retos durante el proceso de construcción. Dejar un poco de tiempo extra para estos factores puede facilitar el proceso.

Por lo general, sugerimos que alrededor de 6 meses antes de que termine su actual contrato de arrendamiento debería haber seleccionado un socio de diseño y construcción, y un edificio que le permita tener el tiempo suficiente para obtener realmente lo que quiere del proceso de diseño y pasar por el proceso a fondo.

Designación de su socio de diseño y construcción

La relación entre usted y su socio de diseño y construcción es fundamental para obtener resultados óptimos. Sentirse cómodo porque el socio elegido entiende su negocio y su cultura, el equipo de su organización y lo que necesita para que la marca, las instalaciones, el espacio, etc. sean exactamente lo que su lugar de trabajo necesita.

Siempre es una buena idea elegir a alguien que tenga una sólida cartera de proyectos similares al suyo o que tenga experiencia trabajando en su sector. Lo más probable es que esta experiencia suponga un ahorro de costes y tiempo, ya que han pasado antes por procesos muy similares y saben lo que funciona y lo que no funciona tan bien.

Encontrar un equipo que pueda cumplir todos sus requisitos en casa también puede hacer que todo el proceso sea mucho más eficiente. La comunicación es fundamental y asegurarse de que todo el mundo está informado facilita el funcionamiento.

En AIS, nuestros expertos y recursos internos garantizan que utilicemos nuestros conocimientos y experiencia para facilitarle el proceso de reubicación. Si está pensando en reubicarse o tiene una fecha próxima de finalización del contrato de arrendamiento y desea algún consejo, póngase en contacto con nuestro equipo hoy mismo enquiries@ais-interiors.com y eche un vistazo a algunos de nuestros proyectos.